Rýchly sprievodca videokonferenčným hovorom pre začiatočníkov
Plánujete videokonferenčný hovor so svojimi spolužiakmi, študentmi či kolegami, ale nie ste si istí, či na to máte potrebné vybavenie? Alebo váhate, ako to zrealizovať čo najjednoduchšie? Poradíme vám, ako na to.
Vďaka tomu, že ste zamestnancom či študentom našej univerzity, automaticky máte k dispozícii univerzitný e-mail s identifikátorom @uniba.sk, čo so sebou prináša množstvo výhod. Jednou z nich sú aj úplné počítačové verzie aplikácií balíka Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote a Outlook. (Všetky tieto výhody môžete využívať automaticky po prihlásení pomocou univerzitného mailu vo formáte novotny2@uniba.sk a hesla na adrese: uniba.sk/office365.)
Práve Outlook vám bude bohato stačiť na to, aby ste dokázali veľmi jednoducho naplánovať videokonferenčný hovor, ktorým môžete využiť na prednášku, seminár či poradu. Účastníkom, ktorých naň pozvete, pritom stačí iba internetový prehliadač.
1. krok: V kalendári v rámci Outlooku zvoľte možnosť „nová udalosť“ (new event), kliknite na „Online schôdza v MS Teams“ (Add online meeting – Teams meeting). Následne už stačí len upresniť dátum, čas a napísať e-mailové adresy ľudí, ktorých chcete na videokonferenciu pozvať.
Takto to vyzerá v prípade, že univerzitný e-mail spúšťate cez webový prehliadač:
2. krok: Office365 následne s týmto cieľom vytvorí videokonferenčnú miestnosť a rozpošle všetkým účastníkom link na prístup do nej (táto sa sfunkční cca 15 minút pred začiatkom videokonferencie). Ľudia doma potrebujú potom iba otvoriť mail, kliknúť na link a ide sa.
Obrovskou výhodou tejto metódy je, že takto môžete na videokonferenciu pozvať úplne hocikoho, nemusí ani byť súčasťou našej univerzity.
Sedmoro účastníka videokonferencie:
- Počas online schôdze potrebujete v prvom rade počuť ostatných, v druhom rade vedieť sa zapojiť do diskusie tak, aby ostatní počuli vás, v treťom rade vidieť účastníkov stretnutia a až na záver byť videní. Preto je veľmi dôležité mať k dispozícii funkčné slúchadlá, prípadne headset (t. j. set slúchadiel s mikrofónom). Dobrý headset je ľahký, bezdrôtový, má tlačidlo na vypínanie mikrofónu a dá sa používať počas nabíjania. Lepší je tzv. rádiový headset než ten, ktorý sa k počítaču pripája cez Bluetooth. Rádiový headset totiž vie fungovať aj cez niekoľko stien a pokryje celý byt, čo vám v prípade nevyhnutnej potreby umožňuje vzdialiť sa od počítača/mobilu a nestratiť kontakt s kolegami.
- Ak to nie je absolútne nevyhnutné, nemajte počas online schôdze zapnutý reproduktor – budete totiž vyrábať ozvenu vždy, keď budete hovoriť. Nie je to príjemný zvuk. Siahnite preto radšej po spomínaných slúchadlách či headsete.
- Na online schôdzu sa snažte vždy pripojiť s aspoň 10-minútovým predstihom, aby ste mali dostatok času vyriešiť prípadné technické problémy s pripojením. Rovnako si tak vďaka funkcionalite „testovacie volanie“ ľahko môžete overiť, či budete dobre počuť kolegov a či aj ostatní budú dobre počuť vás. Vyhnete sa tak zbytočnému stresu a chaosu a v „lepšom“ prípade aj nevôli ostatných účastníkov videokonferencie, ktorí na vás budú musieť čakať. V tom horšom prípade prídete o začiatok schôdze a úvodné informácie, ktoré vám neskôr môžu chýbať.
- Ak vás nepočuť, skontrolujte, či nemáte vypnutý mikrofón – pozor, sú až tri miesta, kde ho môžete mať vypnutý: v rámci programu, ktorý videokonferenciu sprostredkúva; v nastaveniach počítača v ovládacom paneli v sekcii „vybavenie a zvuk“; prípadne preškrtnutú ikonu mikrofónu nájdete v spodnej lište, tzv. paneli úloh, na pracovnej ploche.
- Vypínajte mikrofón vždy, keď nehovoríte, inak budete vysielať rozličné zvuky (aj v prípade, že ste ticho), ktorými budete ostatných zbytočne rušiť. Obzvlášť v prípade videokonferencie s viacerými účastníkmi, kde program automaticky prepína obraz na toho, od koho registruje nejaký zvuk.
- Nezabúdajte, že ste na pracovnom stretnutí, aj keď sedíte u seba doma. Neprepadnite pokušeniu venovať sa popritom aj iným veciam a nedávať pozor. Aj bez kamery je zjavné, keď niekto nevenuje prebiehajúcemu stretnutiu dostatočnú pozornosť a nevie adekvátne a včas zareagovať. Takéto počínanie je nielen neetické, ale i neefektívne, keďže sa opätovnými vysvetleniami či nanovo položenými otázkami zbytočne naťahuje.
- Ak si potrebujete odskočiť, pripojte sa k prebiehajúcej konferencii aj cez mobil. Technológie, ktoré používame, to umožňujú bez toho, aby to vyzeralo, že ste na konferencii dvakrát, alebo aby vám prerušilo spojenie.
Odporúčania pre organizátora videokonferencie:
- Buďte pripravení vopred podať pomocnú ruku technicky menej zdatným participantom plánovanej online schôdze. Poskytnite im potrebný návod či inštrukcie, ako to zvládnuť, prípadne si s nimi môžete v predstihu vyskúšať videokonferenčný hovor vo dvojici. Inak hrozí, že prvých pár minút plánovanej online schôdze budete riešiť práve toto.
- Moderujte diskusiu, je to nevyhnutné. Hneď ako začnú ľudia hovoriť jeden cez druhého, nastane ťažko sledovateľný chaos. Pritom si ani nemusia uvedomovať, že sa to deje, keďže rôzni participanti môžu zvuk počuť s rozličnými oneskoreniami.
- Odovzdávajte slovo. V každom momente musí byť jasné, kto má teraz hovoriť. V prípade potreby viete problematickému účastníkovi videokonferencie vypnúť mikrofón na diaľku. Nezabudnite mu to však oznámiť v chate k danému stretnutiu, aby si toho bol vedomý.