Ako si udržať výkonnosť a zdravé pracovné nasadenie pri práci z domu
Práca a vzdelávanie z domu je realita, v ktorej sa dnes ocitli tisícky pracujúcich, študentov či žiakov. Mnohí ľudia sú produktívnejší, keď pracujú z domu, no nemusí to platiť pre každého. Možno si aj vy kladiete otázky, ako si v tejto náročnej situácii udržať pracovnú disciplínu, výkonnosť a zdravé pracovné nasadenie. Time manažment ponúka rôzne nástroje umožňujúce efektívne plánovať a organizovať svoj čas, čím predchádza úskaliam, ktoré so sebou práca z domu prináša.
Rovnováha medzi pracovným a osobným životom
Možno viac ako inokedy tu platí potreba nájsť a zachovať si rovnováhu medzi pracovným a osobným životom, tzv. work-life balance. Iné to bude u niekoho, kto žije v domácnosti sám a iné u viacčlennej rodiny, kde je potrebné prispôsobiť sa a zladiť potreby všetkých členov domácnosti. Pokúsme sa vytvoriť rovnováhu vo všetkom, čomu sa venujeme. Podarí sa nám tak dosahovať pracovné či študijné ciele a zároveň si nájsť čas na seba, svoju rodinu, koníčky, oddych a načerpanie nových síl.
Naučme sa brať ohľad na seba i na druhých
Pri práci z domu sa môžeme vo významnej miere prispôsobiť vlastnému biorytmu a času nášho „výkonnostného maxima a minima“. Niekto býva produktívny v ranných hodinách, inému to lepšie myslí večer. Ak vaša krivka produktivity po obede klesá, doprajte si krátky oddych, naplánujte si rutinné činnosti, ktoré nebudú vyžadovať príliš veľa energie či kreativity. Často sa však musíme prispôsobiť aj ostatným. Nemá zmysel si plánovať prácu vo večerných hodinách ak mávame porady o 9,00 hod. ráno. Ak ste rodič pracujúci z domu, musíte zladiť svoju prácu s partnerom, starostlivosťou o deti a domácnosť. Hlavne tým najmenším môže istý čas potrvať, kým si zvyknú na iný štýl učenia.
Plánujme svoje úlohy z hľadiska priorít a času
Pri plánovaní svojich aktivít využívajte plánovacie kalendáre, motivačné diáre, myšlienkové mapy, tabuľky alebo rôzne aplikácie vhodné pre jednotlivcov i tímy. Svoje ciele si priebežne overujte a každú ukončenú úlohou si zaznačte. Jednotlivé úlohy plánujte nielen z hľadiska času, ale aj z hľadiska priorít. Prioritným úlohám sa venujte neodkladne a pamätajte, že „dôležitosť“ má prednosť pred „naliehavosťou“ úlohy. Z časového hľadiska si rozdeľte úlohy na dlhodobé, strednodobé, krátkodobé a písomne si vyznačte termíny dokončenia. Aby mali naše úlohy a ciele motivačný charakter, mali by dávať zmysel a spĺňať pravidlá SMART (špecifické, merateľné, akčné, reálne a časovo ohraničené).
Praktické tipy odborníkov na time manažment
Váš krátkodobý „To Do List“ by mal byť zladený so stredno a dlhodobými úlohami. Odborníci na time manažment odporúčajú pripravovať ho denne, najlepšie hneď po ukončení práce, kedy máme čerstvo v pamäti, čomu sme sa práve venovali a máme najlepší prehľad o plánovaných aktivitách na ďalší deň. Šetrí to čas a pomôže nám rýchlo sa zorientovať. Plánujte si vždy len 60 % denného pracovného času a zvyšných 40 % ponechajte na neplánované záležitosti. V rámci vlastnej sebakontroly si overujte, či výsledky, ktoré ste dosiahli, zodpovedajú vašim plánom. Spätná väzba by mala vytvoriť priestor na sebarozvoj, zvýšenie efektivity, prípadne korekciu niektorých úloh a termínov.
Ako si poradiť s prokrastináciou
S prokrastináciou (neustálym odkladaním svojich povinností) má problém veľa ľudí. Môže ju spôsobovať neschopnosť naštartovať sa alebo nechuť, či obava z prekročenia zóny komfortu. Jedným z liekov na prokrastináciu je sebadisciplína, ktorá nás núti konať, aj keď sa nám nechce. Niekedy len nedozrel na danú úlohu čas a stačí trochu vyčkať. No neodkladajte ju príliš dlho, pretože prokrastinácia prináša v konečnom dôsledku viac stresu ako samotné pustenie sa do neatraktívnej úlohy.
Význam zdravého pracovného režimu pri práci z domu
Jasne nastavený začiatok a koniec pracovného dňa (to platí aj pre jednotlivé úlohy) nás núti pracovať efektívnejšie. Mnohých ľudí, ktorí pracujú z domu, láka možnosť prespať celé dopoludnie či pracovať z postele. Je to však pasca, ktorá znižuje výkonnosť a bráni nastaviť sa do „pracovného módu“. Stanovte si pravidlá a vytvorte istú rutinu. Tým, že si ráno ustelieme posteľ, umyjeme sa a prezlečieme, ukončíme určitý cyklus. Mentálne sa nastavíme na začiatok nového – pracovného cyklu. Nájdite spôsob ako začať deň s pozitívnym nasadením. Niekoho naštartujú výdatné raňajky, inému pomáha meditácia či pár cvikov pri otvorenom okne.
Odhaľme svojich zlodejov času
Anglický výraz flow sa používa na vyjadrenie stavu mysle, kedy zažívame pocit harmónie, zmysluplnosti a koncentrácie, pri ktorom strácame pojem o čase i okolitom svete. Zažil to už každý, či už pri tvorbe plagátu, písaní eseje, riešení matematickej úlohy, pri tanci alebo varení… Zo stavu flow nás často vyrušia tzv. „zlodeji času“. Môžu to byť rôzne vonkajšie okolnosti – nečakané telefonáty, maily, trávenie času problémami druhých. No môže to byť aj naša neschopnosť delegovať prácu, neschopnosť povedať druhým „nie“, prehnaný perfekcionizmus či slabá príprava na začiatku, ktorá spôsobí, že budeme stále odbiehať alebo niečo zháňať. Podrobná analýza pracovného dňa a týždňa vám pomôže odhaliť zlodejov času a poukáže na oblasti, ktoré si vyžadujú korekciu.
Prečo je rozumné staviť na singletasking
Multitasking (vykonávanie viacerých aktivít súčasne) vzniká v dôsledku nesprávnych pracovných návykov alebo zle zvládnutého time manažmentu. Z krátkodobého hľadiska môže náš mozog stimulovať. Ak je na ňom založený celý deň, je vyčerpávajúci, oberá nás o schopnosť koncentrácie a znižuje kvalitu práce. Náš mozog je uspôsobený a schopný zamerať sa v jednej chvíli len na jednu úlohu. Preto je oveľa výhodnejšie staviť na singletasking – sústredené vykonávanie jednej úlohy za druhou. Keď sa skoncentrujeme len na jednu úlohu, zníži sa chybovosť a zvýši sa naša efektivita, kreativita i duševná pohoda, pretože budeme mať dobrý pocit z množstva dokončených úloh.
Pomodoro technika ako riešenie pri práci z domu
S technikou Pomodoro prišiel v 80. rokoch 20. storočia študent vysokej školy Francesco Cirillo, ktorý pri štúdiu používal bežný kuchynský časovač v tvare paradajky (odtiaľ názov pomodoro). Ten ho vždy upozornil, že je čas na krátku prestávku. Technika vychádza zo známeho faktu, že naša myseľ sa dokáže koncentrovať len určitú dobu. Aby sme ju udržali sviežu, svoj pracovný čas rozdelíme do 25-minútových intervalov, medzi ktorými si robíme 5-minútové prestávky. Po štyroch takýchto fázach (teda po 100 minútach práce a 15 minútach prestávky) prichádza prestávka v rozsahu 15-20 minút.
Pomodoro nás učí pracovať efektívne a nestráviť dve hodiny niečím, čo sa dá stihnúť za 25 minút. A naopak, rozsiahle úlohy si rozdelíme na menšie celky. Ide o nastavenie našej mysle. Je to prevencia pred mentálnou únavou. Táto technika udrží vašu myseľ sviežu a produktívnu. Navyše, pri práci z domu ju dokážete skĺbiť aj s drobnými domácimi činnosťami, ktorým by ste sa venovali po pracovnej dobe.
Pár slov na záver
Dobre zvládnutý time manažment nám umožní pracovať efektívne, udržať si zdravé pracovné nasadenie, výkonnosť a dosahovať ciele, či už pracujeme z domu alebo nie.
Je dôležité mať na zreteli, a to najmä v dnešných časoch, že tí druhí môžu mať aj iné ako pracovné či študijné povinnosti, o ktorých nemusíme byť informovaní. Stojí preto za zváženie, či by nebolo rozumné upustiť do určitej miery od vysokých nárokov a výkonov, na ktoré sme boli doteraz zvyknutí. Je treba mať otvorenú myseľ, aby sme dokázali konštruktívne komunikovať. Prejavíme tak pochopenie a ľudskosť, čím prispejeme k lepšiemu zvládnutiu tejto náročnej situácie.
Ing. Miroslava Atanasová - lektorka mäkkých zručností a poradkyňa osobného rozvoja, Centrum ďalšieho vzdelávania UK